何人分のスタッフファイルを作っているのか?

日経ビジネスオンラインに連載している「秋山ゆかりの女性キャリアアップ論」第15回「絶対にしてはいけない”地雷”の質問~バカだと思われない、人を動かす質問力~」のP3に、スタッフファイルについて書いていた点にご質問があったので、お答えします。

 上司や部下に対する質問のための準備は、その人となりを知ることからスタートします。どんな部署にいて、誰とどういう仕事をしてきたのか、どんなことに 悩んで、仕事にどんな価値観を持っているのか。普段からパーソナル情報をまとめておきます。私の場合は、スタッフ一人ひとりのファイルを作り、年間評価と 共に、本人や人から聞いた話をメモとして残してファイリングしてあります。そうしておくことで、その人がどんなサポートを仕事で得たいか、私はその人のた めにどんな付加価値がつけられるか考えられるからです。

いったい何人分くらいファイルを作っているのか?20-30人が限界では?というのが、ご質問です。

 

私がいた部署は大きいところでは230人くらいのところだったので、その時には、300人分くらい(関連部門も含め)のファイルがありました。

 

自分の部門だけでなく、リーダーシッププログラムなどを支援していることも多いので、自分の関連部門プラスその人たちのファイルで、常に300-400人分はいつもオフィスにファイルを用意しています。

 

基本的には、部門ごと・クライアントごとにアルファベット順に並べて管理しています。辞めた人でも、いずれコンタクトをしてまた一緒に仕事をしたいと思っている人は、「卒業生リスト」というフォルダーで管理しています。

 

常時一緒に仕事をしている人は、実はファイルを見なくても覚えていることが多いので、あまりファイルを参照しませんが、たまにしかお仕事をしない方は、その週お会いする予定の方々のファイルを見直しておくようにしています。

 

意外と10年経ってまたご一緒に仕事をするというケースもけっこうあるので、昔作ったファイルが役立つこともあります。

関連記事

コメント

  1. この記事へのコメントはありません。

  1. この記事へのトラックバックはありません。

CAPTCHA


ピックアップ記事

2015.2.15

思考力Exercise 4: 上司になりきって考える

全体像を見る1つのやり方として、上司の視点で考えてみることです。視点、視座を変えることで、現象が違った景色で見えてきます。

おすすめ記事

  • 2015.1.3

    今後求められるジョブ・スキルは?

    これからどういうキャリアにすべきか? どんなスキルが必要になるんだろうか? …

  • 2015.1.1

    基本フレーズを学びましょう

    1か月目は、日記を書くための基本フレーズを学びましょう。 中学校で学んだ5文型を思い出してみましょう! 中学英語でもかなりいろいろなことが書けます。

  • 2015.1.18

    全体像を捉える

    論理的思考力(ロジカルシンキング)を使った提案力を磨くには、全体像を掴むことが不可欠。女性が苦手な全体像の掴み方を学んでいきます。

ページ上部へ戻る