何人分のスタッフファイルを作っているのか？

日経ビジネスオンラインに連載している「秋山ゆかりの女性キャリアアップ論」第15回「絶対にしてはいけない”地雷”の質問～バカだと思われない、人を動かす質問力～」のＰ３に、スタッフファイルについて書いていた点にご質問があったので、お答えします。

　上司や部下に対する質問のための準備は、その人となりを知ることからスタートします。どんな部署にいて、誰とどういう仕事をしてきたのか、どんなことに悩んで、仕事にどんな価値観を持っているのか。普段からパーソナル情報をまとめておきます。私の場合は、スタッフ一人ひとりのファイルを作り、年間評価と共に、本人や人から聞いた話をメモとして残してファイリングしてあります。そうしておくことで、その人がどんなサポートを仕事で得たいか、私はその人のためにどんな付加価値がつけられるか考えられるからです。

いったい何人分くらいファイルを作っているのか？20－30人が限界では？というのが、ご質問です。

私がいた部署は大きいところでは230人くらいのところだったので、その時には、300人分くらい（関連部門も含め）のファイルがありました。

自分の部門だけでなく、リーダーシッププログラムなどを支援していることも多いので、自分の関連部門プラスその人たちのファイルで、常に300－400人分はいつもオフィスにファイルを用意しています。

基本的には、部門ごと・クライアントごとにアルファベット順に並べて管理しています。辞めた人でも、いずれコンタクトをしてまた一緒に仕事をしたいと思っている人は、「卒業生リスト」というフォルダーで管理しています。

常時一緒に仕事をしている人は、実はファイルを見なくても覚えていることが多いので、あまりファイルを参照しませんが、たまにしかお仕事をしない方は、その週お会いする予定の方々のファイルを見直しておくようにしています。

意外と10年経ってまたご一緒に仕事をするというケースもけっこうあるので、昔作ったファイルが役立つこともあります。