ビジネスのグローバル化により、遠く離れた場所にいる人たちと電話による会議をする機会も増えてきています。わぎわぎ海外に行かなくても会議ができるという利点はあるのですが、電話では、表情、しぐさなどの情報が欠落し、「声」だけの情報に頼るため、通常の会議よりも難易度があがります。しかもそれを外国語でやるとなると、会議に出ることはできるけれど、また、あらかじめ決められたトピックなら話すことならできるけれど、「いきなり話を振られたらどうしよう」と不安もいっぱいだと思います。

私も毎日のように電話会議に出席しているのですが、いまだに電話会議は苦手。特に相手が早口でなまりのある英語を話す場合は、何を言っているのかわからなくなり、それなのに仕事のコミットを求められて、どうしよう？とあせることがよくあります.

今月は、電話会議であわてないためのキーフレーズを覚え、ピンチのときに、すっと言葉が出るようにしましょう。

英語の文化では、沈黙は評価されません。沈黙している、イコール、興味がない、内容がわかってない、やる気がない、何を考えてるかわからなくて不気味……など、マイナス評価しか受けません。

そこで、会議の場では、一言でも話すことが大切です。まず、わからないことを質問するところからスタートしてはいかが？ せっかく会議に参加しているのですから、わからないことがあれば、なんでも聞いてみましょう。

次に、相手の意見に同調したり反対したりするのは、一言であっても積極的に参加しているように印象づけることができます。

一番難しいのは、ものすごい勢いで議論が行われている中に、割って入ることだと思います。日本人だけのミーティングであれば、誰も何も言わない「間」が「今なら話してもいいよ」という合図になるのですが、英語の会議では、まくしたてるように話す人が多く、相手を遮ってでもアグレッシブに話さなければ、発言のチャンスはありません。だれかが話し終わった瞬間に話し始めるのが一番いいのですが、電話会議だとなかなかうまくそのタイミングをつかめないため、だれかが話している最中に割って入るという方法をとる人が多いです。“I have something to say”など、割って入るときのフレーズをいくつか覚えておくと便利です。

また、事前に進行役の人に、ネイティブスピーカーではないため会議についていけるように配慮をしてほしい、と交渉しておく裏ワザもあります。

“It is often difficult for the Japanese participants to speak up. Could you please make sure that everyone is able to contribute?”(日本人の参加者にとって発言しにくい場合がよくありますので、皆が意見を述べられるように配慮してもらえませんか?)

こう伝えておくことで、万が一割って入れなくて意見を言いそびれても、会議の終わる前に、「何か意見はありませんか?」と聞いてくれるため、そのときに自分の意見が言えます。

困ったときのキーフレーズを覚えておくことで、とっさのときもあわてなくてすみますので、ぜひ自分のお得意フレーズをつくってくださいね。