今朝の日経新聞一面に「残業削減へ朝型勤務　東ソー、早朝は割増金 東京海上、17時半に退社　政府が助成金検討」という記事が出ていて、私の周辺では、ちょっとした話題になりました。

 

「早朝勤務にしたら労働生産性があがるのか？」

という点にひっかかった人も多いと思います。

 

午前9時から午後9時まで働いてたのを、午前7時から午後7時まで働くことにシフトするわけ？　

早朝出勤すれば、割増の残業手当が多くつくから、無理してでも早朝出勤して、今までのワークスタイルを変えないまま、働き続けるわけ？それって、労働生産性があがったことにはならないよ？

そう私は記事を読んで思いました。

 

なぜ長時間労働になっているのか、その原因を特定し、抜本的に改善しない限り、長時間労働は減りません。

では、具体的にどうしたら仕事の効率は改善するのでしょうか？

 

個人でできることで、私がやっていることをご紹介します。

 

10分管理法で自分の行動パターンを把握する

私は自分の仕事のどこが効率が悪くなっているのかを調べるのに、そして、1日のうちどこの時間帯が一番パフォーマンスがいいのかを把握するために、「10分管理法」というものを使っています。

 

最近仕事の効率が悪いと思ったら、1週間この10分管理法をやり、分析をした上で、自分の仕事のやり方の改善をはかります。（365日ずっとやっているわけではありません！）

ステップ１：　上記のような２４時間を１０分刻みにした表を一週間分作成する

ステップ２：　１日を２つの欄に分け、左側に１日の予定を１０分刻みで書く

ステップ３：　ストップウオッチを持ち、実際にどういう行動をしたのかを１０分刻みに書いていく。これを一週間続ける。

ステップ４：　１週間後、この表をもとに自分の行動を分析する

 

分析のポイントは二つあります。

1. 予定していたことを実行できたか？

   実行できていない場合は、なぜできなかったかを考える。
   例えば、おなかがいっぱいでなんとなくぼ―っとしてしまった、などの理由を考えてみる。
   1日、あるいは１週間の中で、生産的でない時間帯と生産的な時間帯を探し出す。

2. 作業時間の見積もりはどのくらい正確か？

   予定と実際を比べて、作業が早く終わった、あるいは遅かった場合、なぜ見積もりと違うのかを探ってみる。
   作業を実際より少なく考えていた、ある作業に思わず時間がかかってしまったなど、まず何が理由で見積もりと異なってしまったかの原因を探ります。

 

この分析をした後に、具体的にどこを改善すれば作業時間の見積もりが正確になるのかを考えます。

 

例えば、作業の目的がはっきりしていなかったために、作業量を少なく考えていたのであれば、今後は作業の目的を明確にすればいい。あるいは、作業をするための情報収集に時間がかかってしまった場合、それは自分の情報収集能力が足りなかったのか、それとも外注していた先で情報収集が遅かったのか、などの原因を考えます。そして、自分の能力不足であれば、その能力をどうやって補っていくのかを考え、今後はその作業にあてる時間を多く見積もるなどの対策を練ります。

 

また、私の場合は、自分のパフォーマンスが出る時間、出ない時間というのがはっきりと分かります。下記の図で、自分のいい時間、悪い時間というのを分析しています。

朝はほとんどエンジンがかかっていないので、頭をあまり使わない「作業」を中心にスケジュールします。午後一番パフォーマンスが出る時間に集中的に頭を使う仕事を入れます。夜中過ぎると、全然頭が使えなくなるので、そこは割り切って寝ます。

 

この表を秘書とシェアして、私の生産性が悪い時間帯には、極力大事な会議は入れないように頼んであります。

 

こうして、仕事の生産性を上げるだけではなく、自分が最もパフォーマンスの出る時間に、きっちりと作業時間の見積もりができるようになると、仕事の期限が必ず守れるようになり、職場での信頼度が増します。また、絶対に無理な仕事を頼まれたときに、それがなぜ無理なのか、どこまでならできるのかを議論できるようになり、上司（あるいはクライアント）の期待値コントロールができるようになります。

 

楽しく仕事をしていくためにも、自分の行動パターンを把握した業務効率化能力を磨いていきましょう。